İngilizce'de "ı've got things to do" dediğiniz zaman, birebir çevimek yerine herhalde "bitirmem gereken işlerim var" demek daha doğru olur. David Allen'ın popüler "getting things done" yöntembilimini de "işleri bitirmek" diye çevirmek doğru olur diye düşünüyorum.
1990'lardan beri yaşamımın çok değişik dönemlerinde çok değişik çalışma yöntembiimleriyle yüzleştim. Herhalde Covey'nin 7 alışkanlık kitaplarını duymayan kalmamıştır. Bir süredir kendimce dersler çıkarmaya çalıştığım yöntembilim ise anlamışsınızdır ki GTD. Peki nedir bu GTD?
Çoğu kişinin yanlış anladığı biçimi ile GTD bir zaman yönetimi aracı. Bununla birlikte size nasıl daha çok zaman yaratacağınızı anlatmıyor. Sadece elinizdeki zamanı daha verimli kullanabilmek için bir yaklaşım sunuyor. Bunda yeni hiç bir şey yok. Ancak Allen'ın GTD'deki temel mantığı burada farklılık yaratıyor. Allen önce bu tür yaklaşımların uygulamada neden başarısız olabileceklerini düşünmüş ve uygulamada başarılı olacak bir yöntem nasıl olur bunu araştırmış.
Hemen herkesin temel kabulleri olan Covey'nin 7 alışkanlığı ve ABC zaman yönetimi üzerine kurduğunuz (ki ben bunu çok iyi yapardım) bir mekanizma içinde aslında o kadar da önemli olmayan bir çok iş de bulunuyor. Üstelik bunlar acil de olmayabilir. Örnek olarak arabanızdaki kış lastiklerini çıkartıp yaz lastiklerini geri takmak kesinlikle önemli bir iş değil, acil de değil - isterseniz dört mevsim kış lastiği kullanabilirsiniz - dolayısı ile bahsettiğim tür işler için iyi bir örnek. David Allen bu örneği veriyor çünkü, Mayıs ayı gelip lastik yakmaya başladığınız zaman bu iş belki hala önemsiz ama kesinlikle acil bir hal alıyor.
Eğer sık sık hayatınızda temiz bir sayfa açamıyorsanız, o zaman herhangi bir anda geçmişte ertelediğiniz önemsiz, geçmişte acil de olmayan işlerden bir yığına sahipsiniz demek. Bunlar yakında acil hale gelecek yada geldi bile. Yani kalkıp sadece önceliklere göre hareket ederseniz aslında önemsiz olan ama aciliyet kazanmış işlerden oluşan bir yığına sahip olmanız kaçınılma. Sonra da bu işler yüzünden önemli işlerinize odaklanamadığınızı düşünüp aralıksız biçimde yakınacaksınız.
Allen'ın önerdiği alıştırmalardan birisi, yatmadan önce "bu gün neyi atlatmaya çalıştım?" sorusunu sormak. Ardından "peki bundan kurtuldum mu yoksa gelecekte karşıma çıkacak mı?" demek de gerekiyor. Eğer bugün atlattığınız bir şey gelecekte yeniden karşınıza çıkacaksa, o zaman aslında onu atlatmış değilsiniz. Dolayısı ile ne kadar küçük olursa olsun, işlerin bitirilmesi gerektiği gerçeğinden kaçarak zaman yönetimi yapmak çok anlamlı değil.
Zaten bu nedenle GTD, bir zaman yönetiminden çok bir eylem yönetimi (İng. action management) olarak görülmeli. Zaten siz zamanı yönetemezsiniz. Zaman akar. Siz sadece kendi eylemlerinizi yönetirsiniz ve zaman bir kaynaktır. Peki eylemlerinizi yönetirken ne yapmalısınız? Allen diyor ki, şu türde bir çevrime girmeliyiz:
- Biriktir - Büyük küçük aklınızda yer işgal eden ne varsa yazmalısınız. Yazdığınız ve kaybetmeyeceğinizden emin olduğunuz şeyler kafanızı o kadar da meşgul etmez; gerçek işlerinizi ypacak enerjiniz olur.
- İşle - Biriktirdiğiniz işleri tek tek ele almaya başlamalısınız. En tepeden başlayarak sıra ile ilerlemek çoğu kez basit gelebilir ama oldukça etkilidir. Bir eylem gerektiren bir konuyla karşılaşınca onu ya hemen yapmak, ya başka birine yönlendirmek (ki takip etmek diye yeni bir iş çıksın) yada sonraya ertelemek için karar almak gerekecektir. Allen'a göre bir iş 2 dakikada yapılabilecekse hemen yapmak en doğrusu olacaktır. 2 dakikaya şöyle ulaşıyor, eğer bunu ertelemek için yapacağınız iş 2 dakika sürecekse, erteleyene kadar yapmak daha iyi değil mi?
- Düzenle - İşlerinizi belli bir biçimde düzenlemek zorundasınız. Burada insan aklının geleneksel doğrusal düşünce tarzını vurgulamak için Allen kapsamlı iş tanımları yerine "bu konuda sıradaki adım nedir" tarzı bir düşünceyi vurguluyor. Her bir sıradaki adımı attığınız zaman bir sonrakini düşünüp yazmanız gerekeceğinden aslında düşünüp iş tanımına gene ulaşıyorsunuz. Sadece bunu biraz daha taksit taksit yapıyorsunuz. Bu arada önemli bir şey de bir insandan birşey beklediğiniz durumlar. Örneğin bir dokümanın gelmesini bekliyorsanız ve o doküman gelmeden bir şey yapamayacaksanız o zaman bunu bilmeniz gerekli.
- Gözden geçir - Elinizde yapılacaklar listeniz varsa, o zaman bu listenin de aralıklarla gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekli. Böylece zor işleri geciktirip kolaylara odaklanıp odaklanmadığınızı fark edebilirsiniz. Bu tür bir gözden geçirmenin en azından haftada bir iki defa (hafta başları ve/veya hafta sonları) yapılması gerekiyor. Mümkünse her güne başlarken kısa bir gözden geçirme de yararlı.
- Yap - Haliyle bu kadar organizasyondan sonra işleri yapmak da gerekli.
Aşağıdaki şekil hepsini özetliyor aslında:
Elbette bu tür bir yöntembilimi kurgulamak için türlü türlü araçlar gerekiyor. Allen standart kırtasiye malzemesinden yararlanabileceğinizi vurguluyor. Ancak ABD'deki bilişim çalışanlarının GTD'ye ilgisi nedeni ile türlü türlü GTD yazılımları ve ekleri kullanılır oldu. Bu nedenle GTD için araç bulmak zor değil.
Ben ne mi yapıyorum, henüz kağıt kalemle çalışıyorum ki GTD'yi sindirmem daha hissedilir olsun; içselleştirdiğimden emin olayım.
Tags: Portakal Teknoloji
